Suivi des tâches et des communications

Automatisation 

Certaines tâches ou certaines communications sont prévisibles et répétitives? PRIM Logix peut automatiser la création de celles-ci pour ne rien oublier et vous permettre de consacrer votre temps à des tâches à valeur ajoutée.

Flux de travail 

En définissant des flux de travail, vous aiderez votre équipe à compléter toutes les étapes de vos processus au moment opportun grâce à notre module de gestion des tâches. Attribuez la responsabilité de certaines tâches à un utilisateur ou à un groupe de sécurité. Synchronisez ces tâches avec le calendrier de vos collaborateurs et programmez des rappels pour ne rien oublier. Ces méthodes de travail vous évitent d’avoir à utiliser de multiples outils pour savoir ce qu’il y a à faire.

Gestion des notifications 

« Un client vient de démontrer de l’intérêt pour votre candidature! Voir les détails ». Voilà une notification que vos candidats vont apprécier et à laquelle ils pourront réagir rapidement via votre application mobile. Des notifications créées manuellement par vos utilisateurs et des notifications automatisées amélioreront la communication entre votre agence et vos collaborateurs externes.

Envoi des communications 

De la proposition de travail à un candidat à la confirmation d’une affectation, en passant par l’envoi de factures, PRIM Logix propose aux utilisateurs des modèles de courriels et/ou de messages texte avec des variables qui se remplacent automatiquement. Vous avez le plein contrôle sur vos modèles de messages pour y mettre votre ADN d’entreprise et ainsi gagner en flexibilité.

Historique des communications 

Est-ce qu’on a envoyé l’avis de renouvellement de permis à cette candidate? Ne perdez pas de temps à chercher. Toutes les communications émises via PRIM Logix restent dans l’historique de communications de l’entité visée. Vos utilisateurs pourront même importer les courriels reçus par vos collaborateurs externes. L’information se retrouve donc en un seul endroit et n’importe quel utilisateur ayant les droits de sécurité appropriés peut s’informer sur les échanges antérieurs pour prendre charge d’un dossier.

Relation Client (CRM)

Profil client 

Dès votre premier contact avec un client potentiel, consignez ses informations dans son profil : coordonnées, caractéristiques métier, organisation interne, lien vers leurs sites et réseaux sociaux, documents importants, et bien plus encore. Le profil du client est une mine d’or d’informations pour quiconque a à cœur la gestion de la relation client. 

Gestionnaire de suivi des clients potentiels et actifs 

Un suivi actif de la clientèle est garant d’une bonne relation avec celle-ci. Vous avez des étapes précises à suivre lors de l’approche d’un nouveau client? Ne ratez rien avec notre outil de suivi de client potentiel. Une fois activé, vous voulez vous assurer qu’il est satisfait de vos services? Nos suivis iront de pair avec votre imagination et vous pourrez vous planifier des rappels à des dates précises et attribuer les responsabilités aux personnes concernées.

Outil de suivi intégré (statuts, tâches, communications) 

Quand vient le temps de faire des suivis auprès de la clientèle, il ne faut rien échapper. Les outils de suivi intégrés à l’entièreté du système de PRIM Logix vous facilitent la vie et vous font gagner en flexibilité grâce à toutes les possibilités qu’ils offrent. Gérez le flux des étapes avec des statuts, des tâches ou des critères et gardez l’œil sur votre historique de communication. La gestion en silo est inexistante avec nous; la clé du succès est la fluidité de l’information!

Gestion des documents 

En insérant les documents à propos de vos clients dans PRIM Logix, vous aurez un plein contrôle sur les accès à ces documents, par l’entremise de vos groupes de sécurité. Vous pourrez même rendre disponibles ces documents à vos clients sur leur portail web. Nous conservons même des versions antérieures de vos documents dans le cas de documents évolutifs.

Envoi de masse 

Vous aimeriez aviser votre clientèle potentielle et/ou actuelle de votre présence à une conférence? L’outil d’envoi de masse de PRIM Logix vous permet de créer la liste de diffusion, de cibler certains contacts clés dans chaque entreprise, de créer vos modèles dans les langues de votre choix, et nous nous occupons du reste. Le tout restera évidemment consigné dans l’historique de communication de chaque destinataire.

Analyse et préparation des données

Plus de 50 rapports disponibles 

Forts de 2 décennies d’expérience avec notre précieuse clientèle, nous avons développé de nombreux rapports conçus de façon flexible pour répondre à vos besoins. Des fiches, des sommaires, des analyses d’entrée de données, des analyses financières et plus encore. La donnée est présente dans PRIM Logix? Nous pouvons l’extraire et la présenter de façon à vous aider à la prise de décision.

Extraction des données vers Excel 

Vous voyez à l’écran des données que vous aimeriez obtenir dans Excel afin d’effectuer certains calculs pour un besoin bien particulier? Utilisez notre outil d’extraction des données sous Excel, disponible dans toutes les fenêtres du système. Bien sûr, cette fonctionnalité est sécurisée et vous pourrez contrôler quelle information pourra être extraite, et par qui.

Création et intégration de rapports personnalisés 

Notre portfolio de rapports et notre outil d’extraction vers Excel ne répondent pas à un de vos besoins particulier? Nous pouvons non seulement développer un rapport personnalisé pour y répondre, mais aussi le rendre disponible dans vos fenêtres pour une intégration complète, vous faisant ainsi gagner en flexibilité.

Tableaux de bord 

Les visuels adoreront les tableaux de bord sous forme graphique qui sont disponibles dans PRIM Logix. En un coup d’œil, voyez dans un graphique l’état de compte d’un client, l’état des candidatures pour un poste, et plus encore!

Préparation des paies

Gestion des taux multi-niveaux 

Des grilles de taux en fonction du type d’emploi, du regroupement, du client, du candidat ou de toutes les combinaisons possibles de ces éléments font en sorte que le taux payé lors de l’affectation du candidat s’inscrira automatiquement, éliminant ainsi beaucoup de temps de recherche et de validation.

Gestion par période de paie 

Définissez vos périodes de paie (hebdomadaires, aux deux semaines, bimensuelles, mensuelles) pour chaque division en début d’année. Le système regroupera les quarts effectués dans la même période, ce qui facilitera le transfert des données brutes, de façon juste et efficace, vers votre système de paie.

Codes de paies manuels et automatisés 

Tout élément ne faisant pas partie du taux horaire et qui doit être versé à votre candidat peut être codifié afin d’être pris en charge lors de la création de votre paie. Selon le cas, il peut s’agir d’une saisie manuelle, mais bien souvent, une règle d’automatisation peut être définie pour vous simplifier la vie.

Préparation des paies à la suite de l’approbation des feuilles de temps 

Il est pratiquement impossible d’oublier un employé ou un item à payer : notre système de préparation de la paie vous indique tous les éléments qui n’ont pas encore été payés et qui sont prêts à l’être. Ne cherchez plus : tout est là, en un seul endroit!

Transfert des données brutes vers un système de paie 

Notre module de transfert vers les systèmes tiers nous permet de d’interfacer notre logiciel avec n’importe quel système de paie qui permet d’importer un lot de paies brutes.

Facturation/Paiement

Tarification personnalisée 

Notre expérience du placement de personnel dans certains secteurs d’activité ayant des structures de tarification très complexes nous a permis de perfectionner notre hiérarchie de tarification. Des dossiers de client bien renseignés vous feront à coup sûr gagner en efficacité, car dès que vous créerez vos demandes de services, les bons tarifs s’appliqueront à tout coup. Il y a une augmentation de tarif prévue à une date précise? Utilisez notre gestion de prix « date à date » pour entrer vos nouveaux tarifs de façon proactive.

Outil de gestion avancée des éléments à facturer

Puisque le cœur de l’information est la demande de service, nous avons développé un outil de gestion des éléments à facturer basé sur les demandes, qui vous assure de ne jamais rien oublier. Un ajustement à faire sur une demande passée il y a 3 mois? Hop, elle devient automatiquement prête à être traitée dans vos éléments à facturer. Paix d’esprit et rigueur sont reines dans notre gestion de la facturation.

Création de facture ultra-flexible

Fonctionnalité vedette pour les utilisateurs aux comptes recevables, notre outil de création de facture selon les besoins de vos clients leur fait sauver plusieurs heures par semaine, par personne! Un client veut une facture par candidat. L’autre veut une facture par département. Un autre encore veut une facture par paire candidat-département. Et ainsi de suite! Une simple case à cocher dans le dossier du client et PRIM Logix est prêt à passer à l’action. Vos utilisateurs pourront oublier toutes ces préférences de vos clients et nous générerons autant de factures que nécessaire pour y répondre.

Gestion des paiements 

Consignez dans PRIM les paiements que vos clients vous acheminent pour gagner en efficacité. Vos utilisateurs autorisés n’auront plus à interroger la comptabilité pour savoir si un client a un compte en souffrance. Pour aller encore plus vite, les deux modes de paiement suivants feront votre bonheur :

Prélèvements bancaires 

Pour vos clients qui vous y auront autorisé, préparez à l’avance des prélèvements bancaires. Déposez ensuite le fichier de prélèvement dans votre institution bancaire et des dizaines ou des centaines de paiements pourront être gérés simultanément.

Carte de crédit 

Quoi de mieux pour vous faire gagner encore plus de temps qu’un accès libre-service pour vos clients qui désirent régler leurs factures par carte de crédit? Le portail web du client peut être lié à votre compte Stripe et laisser le client entrer lui-même ses paiements dans votre système. Ne reste plus qu’à exporter les données vers votre système comptable! 

Transferts (export) 

Vos factures et paiements pourront être transférés vers votre système comptable par API ou transfert de fichier au moyen de notre module d’export. Utilisez cette fonctionnalité pour éliminer les risques de double saisie, d’oubli et d’erreur de transcription, mais aussi pour gagner en efficacité et en satisfaction!