Nous le savons : la transformation digitale représente le futur des agences de placement temporaire. Et les gains d’un virage numérique bien négocié sont nombreux. Mais vous êtes-vous déjà demandé par quels moyens un logiciel de placement peut y contribuer ?
En tant que partenaires de la transformation digitale des agences de placement temporaire, nous connaissons bien la réponse. C’est pourquoi le logiciel PRIM Logix dispose de toute une batterie de fonctionnalités destinées à votre agence. Celles-ci font gagner vos employés en productivité et vous assurent une gestion sereine de votre entreprise.
Je vous racontais ainsi comment PRIM Logix améliore l’efficacité de tous les employés de l’agence. Pour aller plus loin, j’ai sélectionné aujourd’hui quatre fonctionnalités qui illustrent ce propos.
Quel est le point commun de ces fonctionnalités ?
Chacune répondait, lors sa mise en place, à un besoin exprimé par des responsables d’agence de placement québécoises. Et toutes racontent des histoires proches de situations que vous avez surement déjà vécu.
1. La plateforme web en « marque blanche »
Qu’est-ce que c’est ?
Aux commandes de son agence, Marc tenait coûte que coûte à la qualité de l’expérience utilisateur des entreprises clientes. Grâce à PRIM Logix, chacun des clients de Marc dispose d’un accès sécuritaire à une plateforme numérique. Celle-ci est entièrement aux couleurs de l’agence de Marc. Son équipe a ainsi pu personnaliser l’ensemble des libellés, des textes d’aide destinés à l’utilisateur et de la Foire-aux-Questions.
Sur sa plateforme web, le client peut inscrire des demandes de remplacement, qui seront transmises à l’agence. De la même manière, clients et employés peuvent renseigner les heures de travail et transmettre une feuille de temps électronique à l’agence en quelques clics. En ajoutant, si besoin, des justificatifs numériques.
Le client cherche à recruter un employé de manière permanente et participer au processus de sélection des candidats ? La plateforme web lui permet de créer un poste, consulter les CV des candidatures reçues et procéder au recrutement.
Quels gains cela a-t-il apporté à l’agence de Marc ?
Les clients de l’agence de Marc participent de manière active au processus de recrutement. Ils peuvent réagir rapidement à toute situation, sans délais administratifs. Ce gain de temps séduit les clients, qui peuvent inscrire leurs demandes puis consulter le CV du candidat assigné. Évidemment, ce gain profite aussi aux employés de Marc, responsables de la répartition. En effet, ils peuvent sans tarder combler les quarts de travail.
Grâce à l’outil de gestion des feuilles de temps sur la plateforme web, le client peut rapidement communiquer les heures de travail des employés. Cela facilite le travail de vérification des employés de l’agence. Ils peuvent alors plus rapidement approuver les feuilles des candidats et transmettre la demande au département de la comptabilité.
Enfin, puisque Marc a personnalisé les textes de la plateforme, il s’assure d’une expérience utilisateur idéale pour chacun. Il séduit en effet les avides de technologie, et peut guider pas-à-pas les utilisateurs les moins à l’aise.
2. L’automatisation des notifications et rappels
Peut-on mettre la technologie au service de vos opérations routinières ?
Comme Marc, Carole est responsable d’une agence dans la région de Québec. Offrir aux candidats la possibilité d’indiquer et modifier leurs disponibilités sur leur plateforme web lui semblait une bonne idée. Mais elle souhaitait être assurée que ses collaborateurs soient avertis de tout changement. De même, elle désirait que les coordonnateurs soient avisés de toute demande émise par un client sur la plateforme. Cela, pour un suivi optimal.
Enfin, les employés en charge de la vérification des heures devaient envoyer des courriels de rappel aux candidats tête-en-l’air. Nous parlons ici de plusieurs dizaines de courriels. Chaque semaine.
Quelques clics et un peu de configuration ont suffi à l’équipe de PRIM Logix pour configurer des alertes automatisées. Désormais, une notification informe les employés de l’agence de toute modification du dossier d’un utilisateur sur sa plateforme web. Et les courriels de rappel aux candidats qui n’ont pas soumis leur feuille de temps sont envoyés par le logiciel.
Comment cela a-t-il changé la vie des employés de Carole ?
L’automatisation des envois de courriel permet de dégager un temps considérable aux équipes de Carole. Et facilite énormément le suivi des communications. En effet, même si l’employée en charge des feuilles de temps est absente ce jour-là, le système continue de fonctionner. Quand tous les processus sont automatisés, les risques d’erreur et d’oubli sont réduits. Et, avec eux, les risques de mécontentement de la part des candidats ou des clients.
En outre, la mise en place de l’autonomie des processus libère ne libère pas seulement du temps. Elle concerne en effet du temps jusque-là occupé par des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Le temps ainsi dégagé peut ensuite être consacré à d’autres activités, à plus forte valeur ajoutée pour l’agence. L’exécution de ces tâches donnent aux employés de Carole le sentiment d’avoir un travail qui a du sens. C’est ainsi toute l’équipe de Carole qui gagne en efficacité et travaille de manière épanouie.
3. Les restrictions d’accès aux informations confidentielles
Comment concilier plateforme collaborative et données confidentielles ?
La sécurité des données est un enjeu crucial lorsque l’on aborde la question de la digitalisation. Un classeur fermé à clé, tel un coffre-fort, semble de prime abord plus sécuritaire qu’un ordinateur. Mais avec les bons outils, on peut rendre son ordinateur inviolable. Et conserver, tout de même, les avantages d’un logiciel partagé par l’ensemble des collaborateurs. C’est ce qu’a fait Dominique.
Ce responsable d’une grande agence de placement de la Rive-Nord connaissait une situation que beaucoup d’entrepreneurs reconnaitront. Il désirait à la fois protéger les informations personnelles confidentielles de ses employés et les informations comptables de ses clients. De plus, il fallait s’assurer d’empêcher un employé malintentionné de télécharger à son propre compte des données cruciales. Mais, dans le même temps, il fallait permettre à chaque employé d’effectuer son travail de manière efficace. Et en réduisant le recours aux dossiers papier.
A l’issue d’une formation avancée sur le paramétrage des éléments de sécurité du logiciel, Dominique a pu mettre en place une architecture optimale. Les utilisateurs disposent d’autorisations et de restrictions, en fonction de groupes de sécurité. Cela concerne l’accès aux fenêtres du logiciel et à ses fonctionnalités, comme l’export de données ou la génération de rapports. De même, la visibilité d’un champ – le numéro d’assurance sociale par exemple – est également restreint à un groupe de sécurité spécifique. Enfin, les communications sortantes et entrantes sont encryptées par un niveau de sécurité propre. Tout employé peut donc consulter l’historique des communications d’un client ou d’un candidat. Mais ce qu’il pourra lire sera limité au niveau de confidentialité défini par Dominique.
Qu’est-ce que cela a changé pour les employés de l’agence ?
Ils ont reconnu un gain de temps considérable dans l’accès aux informations des dossiers. Et les opérations de l’agence n’ont pas été pénalisées par la mise en place du télétravail. Dominique, quant à lui, ne craint plus aucune fuite de donnée.
Désormais, le stress d’oublier un document confidentiel dans le photocopieur est un lointain souvenir. C’est également le cas pour les dossiers mal classés, les piles de papiers qui débordent des bureaux, les documents perdus. PRIM Logix fait également office de gestionnaire des relations clients. Il permet ainsi à l’agence de placement de réunir toutes les informations dont elle a besoin au même endroit. La dématérialisation de ces informations, centralisées au sein d’un même outil réduit la perte de temps quand il s’agit d’effectuer une recherche. Ces processus sont même devenus cruciaux lorsque l’agence de Dominique a adopté le télétravail.
En effet, cet état exceptionnel devient une norme avec laquelle il faudra compter Et oblige les entreprises à numériser leurs ressources pour les rendre accessible à chacun. Cela, toujours, de manière sécuritaire.
4. L’interaction immédiate et permanente avec le candidat
Comment se tenir au plus près de ses employés ?
Bruno est un entrepreneur dynamique. Il aime se tenir informé des nouvelles technologies et navigue sans difficulté sur les vagues de l’océan numérique. Mieux, il s’y sent même comme un poisson dans l’eau. Son agence, bien évidemment, reflète ce trait de caractère.
Il tient ainsi énormément à établir une proximité avec ses employés. Et cela passe par une connexion instantanée et des communications régulières. Pour cela, Bruno a notamment recours aux messages textes. En effet, le taux d’ouverture des SMS est phénoménal : il est de 98%, contre seulement 20% pour les courriels.
Grâce à l’envoi des propositions de quarts par SMS, il rejoint de manière instantanée l’ensemble des employés potentiels. De plus, à partir d’un modèle SMS entièrement modifiable, Bruno utilise des variables d’envoi pour personnaliser chaque message texte.
Quels sont les gains pour l’agence de Bruno ?
L’adoption de pratiques numériques permet à Bruno de fidéliser les employés rompus aux nouvelles technologies. Grâce à leur espace numérique dédié, ils peuvent consulter, à toute heure et où qu’ils soient, les nouvelles offres, en temps réel. En effet, la plateforme web des candidats est accessible depuis un téléphone intelligent. Cela permet à Bruno de conserver un lien direct avec ces derniers. D’autant plus lorsque l’on sait qu’un utilisateur moyen consulte son téléphone intelligent 94 fois par jour.
Sur la plateforme, les employés ont l’opportunité de laisser une note à destination de l’agence. Par exemple un commentaire en lien avec un quart de travail proposé, ou une note concernant la feuille de temps. Cela facilite la communication avec les agents administratifs de l’agence. Ces derniers disposent directement des détails d’une situation particulière et peuvent agir directement. L’économie d’échanges de courriels et d’appels téléphonique est aussi une économie de temps.
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