Parmi les avantages liés à la transformation digitale, il me semble important de mentionner la lutte contre les fraudes. Nous parlons ici de la fraude documentaire qui concerne plus particulièrement les agences de placement temporaire ou permanent.
On n’a surement plus à démontrer les avantages de la transformation digitale pour les agences de placement temporaire. Gain de temps et d’espace, activités à plus forte valeur ajoutée, réduction des coûts… J’ai déjà abordé les bénéfices d’une transformation digitale réussie pour les propriétaires d’agences ainsi que pour leurs employés. Il y a toutefois un avantage qu’on oublie trop souvent : la lutte contre les fraudes. En particulier la fraude documentaire qui concerne plus directement les agences de placement temporaire ou permanent.
Une augmentation des cas impressionnante depuis 2020.
Saviez-vous que selon le Centre antifraude du Canada, le nombre de cas de fraudes ou de vols d’identité sont en constante augmentation depuis neuf ans ? En particulier, c’est au début de la pandémie que les cas ont explosés. Statistique Canada indique une augmentation de 130% pour les fraudes d’identité et de 86% pour les vols d’identité entre 2020 et 2021.
Une enquête menée par le HR Research Institute donnait des résultats tout aussi significatifs.
Qu’est-ce qu’une fraude d’identité ?
Selon le thesaurus du gouvernement du Québec, le vol d’identité est une fraude « qui consiste à collecter et utiliser des renseignements personnels à l’insu et sans l’autorisation de la victime, et ce, à des fins généralement criminelles ».
La fraude documentaire consiste donc à usurper ou falsifier l’identité d’une personne, à utiliser de faux documents, à remplir des formulaires de manière erronée, etc., dans le but d’obtenir une identité nationale, un travail, un prêt, un logement ou tout autre objet permettant d’obtenir des droits ou de l’argent.
Les agences de placement temporaire manipulent beaucoup de documents administratifs provenant des candidats et employés. Elles sont ainsi directement confrontées à ce phénomène inquiétant.
Pourquoi ces statistiques concernent-elles votre agence ?
Parce que la falsification de documents, qu’ils soient au format papier ou numériques, est très simple à réaliser. De simples logiciels graphiques bien utilisés suffisent aux personnes malintentionnées à y parvenir. Le coût de cette fraude dépasserait plusieurs dizaines de milliards de dollars par an. Elle concerne tous les documents justificatifs d’un engagement : pièces d’identité, feuille de paie, justificatif de domicile, factures, etc.
La Sureté du Québec fournit des outils et conseils pour se protéger du vol d’identité à titre d’individu. Mais en tant que responsable d’une agence de placement, vous pouvez également contribuer à la sérénité de vos clients, vos candidats ainsi que vos employés.
Nous expliquions ici récemment comment la vérification d’identité numérique allait transformer le recrutement. Saviez-vous en effet que la transformation digitale de votre agence contribue à renforcer la sécurité des données qu’elle conserve ?
Comment la dématérialisation permet-elle de lutter contre la fraude documentaire ?
L’échange de documents numériques apparaît comme une solution pour lutter contre la fraude de documents, qu’il s’agisse des papiers d’identité, des documents administratifs, des factures, des contrats de travail, etc.
La dématérialisation des documents permet non seulement une authentification de la personne dont émane le document, mais aussi une meilleure traçabilité des documents. Un outil de gestion partagée des documents s’avère, dans ce cas, particulièrement adapté. Mais pour être vraiment sécuritaire, il convient d’être personnalisable à des groupes de sécurité. Ces derniers permettent ou non l’enregistrement, la consultation ou la modification. Idéalement, on mettra également en place un historique des consultations ainsi que des versions enregistrées.
Avec un document électronique en bonne et due forme, on peut ainsi garantir :
- La conformité;
- La validité, en comparant les données extraites du document par rapport à des référentiels;
- La cohérence, en vérifiant que les données de tous les documents fournis sont similaires (même nom sur tous les justificatifs, etc.)
De plus, la transformation digitale offre à votre agence un atout sur le long terme, en ce qui a trait à la dissuasion. En effet, une solution numérique ne se contente pas seulement de filtrer les fraudeurs potentiels. Elle dissuadera également les autres de postuler à l’avenir, augmentant ainsi le niveau de sécurité global de votre agence.
Comment PRIM Logix vous aide-t-il à lutter contre la fraude ?
Il n’est tout d’abord pas superficiel de rappeler que PRIM Logix garantit la sécurité des données qui y sont conservées. Le logiciel protège en effet les informations des candidats, clients et employés de l’agence de placement temporaire. C’est également plus de sérénité pour les gestionnaires. Ces derniers bénéficient en effet « des meilleures normes de protection possibles » pour leur entreprise.
Suivant cette philosophie, PRIM Logix sécurise également la gestion de l’ensemble des documents nécessaires au bon fonctionnement de votre agence. Des plus courants aux plus confidentiels. Le logiciel stocke de manière sécurisée les documents d’identité, les spécimens de chèque, les licences professionnelles de vos ressources. Les responsables administratifs peuvent dès lors vérifier la cohérence de toutes les informations en un clin d’œil.
Intégrité et authenticité des documents : PRIM Logix vous aide à relaxer.
De plus, les fiches de paie peuvent être éditées électroniquement grâce à la connexion entre PRIM Logix et votre logiciel comptable. Ils sont envoyés au format PDF aux salariés et ils ne peuvent pas être modifiés. De votre côté, et sur la plateforme web du candidat, ils sont archivés dans ce que l’on peut considérer comme un coffre-fort électronique sécurisé.
Il en va de même pour les factures émises à vos clients. Elles sont créées directement au format électronique et peuvent être envoyées telles quelles au contact responsable de la facturation. Le recours à des statuts automatisés rend ces factures non modifiables, conformément à la réglementation. Et l’export digitalisé vers votre logiciel de gestion permet également d’éviter la reproduction de documents sensibles.
Ainsi, en faisant appel à une solution aussi complète que PRIM Logix, aucune pièce ne transite en dehors du cadre sécuritaire que vous aurez défini. Cela garantit une intégrité et une authenticité des documents. Et vous permet de relaxer.
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